Vejledning i brug af det elektroniske arkiv
"Organic Eprints"

FØJOs sekretariat har nu lavet første version af et elektronisk arkiv for publikationer fra forskningen i økologisk jordbrug, kaldet Organic Eprints. Et eprint er et elektronisk dokument med tilknyttede 'metadata' såsom bibliografiske oplysninger og abstract.

Eprint arkivet er karakteristisk ved at de enkelte forfattere selv har mulighed for at lægge deres publikationer ind i arkivet via internettet. Det er også (første)forfatteren selv der har ansvaret for at de rette dokumenter er lagt ind i arkivet på den rette måde (med hensyn til fx emneområder, keywords, og eventuelle adgangsbegrænsninger). Hvis en forfatter ikke selv har tid, kan hun overgive det til en anden der så kan lægge dokumenterne ind i forfatterens navn.

Nedenfor finder du en kort dansk introduktion. Efter at have læst den, skulle du gerne kunne lægge dokumenter ind i arkivet uden de store problemer. Du vil dog også kunne finde hjælp via punktet 'Help' i menuen og der er endvidere nyttige oplysninger om arkivets politik, copyrights mv. under punktet 'About'. Sidder du fast, er der mulighed for at kontakte arkivets administrator (pt. Hugo Alrøe) via emailadressen nederst på hver side i arkivet, eller kontakte Hugo direkte på telefon 8999 1679.

Arkivet kan findes på adressen www.orgprints.org

Formål
For FØJO er der to centrale formål med at etablere et sådant arkiv: dokumentation og kommunikation. Det umiddelbare mål er således at gøre publikationerne fra FØJOs projekter tilgængelige online og dermed også dokumentere produktionen i de enkelte projekter. På lidt længere sigt er det målet at online tilgængelighed skal forbedre forskningens kvalitet og gennemslagskraft ved at gøre kommunikation af forskningsresultater hurtigere og lettere. Dertil kommer at dette redskab til forskningskommunikation kan bruges som en ressource i etableringen og udbygningen af internationale netværk for forskning i økologisk jordbrug.

I midtvejsevalueringen 2002 vil de internationale evaluører således kunne gå ind i arkivet og se oversigter over produktionen i de enkelte projekter og læse de publikationer der er listet. Evaluørerne vil have adgang til arkivet fra den 7. oktober.

Registrering og brugeroplysninger
For at kunne lægge publikationer ind i arkivet skal man være en registreret bruger. Gå til registrering og angiv din email adresse samt det brugernavn og det password du vil bruge til at logge ind med. Når du har sendt oplysningerne vil du modtage en email (på den email adresse du har angivet) med en link du skal klikke på som bekræftelse.

Bemærk: hvis du får en fejlmeddelelse efter at have bekræftet kan det skyldes at den afsenderadresse som dit email program angiver, ikke er den samme som den du normalt bruger. Det gælder fx for ansatte på KVL. De har både en kort (xxx@kvl.dk) og en lang email adresse (af formen: Fornavn.Efternavn@agsci.kvl.dk) - og det er, i hvert fald for nogle, den lange der står som afsenderadresse. Man kan sende en email til sig selv for at se hvilken afsenderadresse systemet angiver. Hvis der kun vises et navn i afsenderfeltet, kan SMTP-adressen findes ved at højreklikke og se 'Egenskaber'.

Efter at have bekræftet skal du gå til 'User Area'. Du vil så logge ind på din personlige brugerside med det brugernavn og password du har angivet. (Hvis der allerede står et brugernavn i boksen så check at det er præcis det du har angivet og at der ikke er tilføjet noget foran, som fx djf/.) På din brugerside er der i starten kun et link til din 'user record' med brugeroplysninger. Gå til denne og udfyld dit navn, organisation, mv. (der vil være en link til disse oplysninger fra hvert af dine eprints). Efter at have trykket på 'update' knappen forneden vil du finde flere links på din brugerside. Øverst vil der være en 'deposit' knap, som du skal bruge når du vil lægge dine artikler ind. Længere nede findes bl.a. et link der hedder 'Review your documents in the archive', hvor du (senere) vil kunne se de eprints som du allerede har lagt ind i arkivet. Her kan du fx 'klone' et af dine eprints for lettere at kunne lægge en senere version ind og du kan bede om at få returneret eprintet til din brugerside så du kan rette i metadata informationerne.

Formater og adgang
For at lægge en publikation ind i arkivet skal du have adgang til en elektronisk version af dit dokument. Det kan fx ligge på din hardisk, på CD, på et netværksdrev, eller på internettet. Det er nok en god idé at undgå mellemrum og skandinaviske bogstaver i filnavnet. Du bør også lige overveje hvilket format du vil uploade dit dokument i, og om du er nødt til at lægge begrænsninger på adgangen til dokumentet pga. copyrights eller andet.

Vi anbefaler at du først og fremmest lægger et dokument ind i PDF eller HTML format, da alle internetbrugere i dag har mulighed for at læse disse formater. PDF giver den bedste kontrol over hvad læseren får at se. (Hvis du ikke selv kan få lavet PDF-filer, så kan du i første omgang lægge det format ind du har. På lidt længere sigt har vi også, i FØJOs sekretariat, mulighed for at hjælpe med at lave PDF-filer). Du har også mulighed for at lægge PowerPoint præsentationer og lignende multimedie formater ind.

Udover læser-venlige formater kan du også lægge dit dokument ind i det format som du har skrevet det i (typisk Word eller WordPerfect for forskere i FØJO). Du har så mulighed for senere at hente dette dokument og revidere det eller bruge det i en anden publikation.

Der er tre niveauer for adgang i arkivet: 'Open access', 'Registered users only' og 'Depositor and staff only'. De dokumenter der er rettet mod arkivets læsere bør gives så fri adgang som muligt. Hvis du ikke kan give disse fri adgang fordi du har overgivet dine copyrights til et forlag, bør du overveje først at lægge en preprint version ud med fri adgang og så lægge den peer reviewede version ind som en 'later version' med mere begrænset adgang (versionerne bliver lænket i arkivet således at læseren altid henvises til den seneste version.). De internationale evaluører vil, i en begrænset periode, have adgang til alle publikationer fra FØJO.

Hvis du også (ekstra) lægger en Word-fil e.l. ind til eget brug, kan denne til gengæld adgangsbegrænses til "Depositor and staff" (eller "Registered users", hvis I er flere der skal have adgang til den).

Hvordan lægges publikationer ind?
Publikationer lægges ind via en knap øverst på din brugerside. Først vil du blive bedt om at vælge en type eprint (journal, conference paper, preprint, etc.). Hvis artiklen er accepteret af fx et tidsskrift så vælg "Journal". På næste side spørges der om dette eprint er en senere version eller kommentar til et andet eprint i arkivet - hvis ikke, så gå blot videre. Derpå skal du udfylde de bibliografiske oplysninger (forfatter, publicering, abstract, osv.) Der er temmelig mange felter, men nogle af dem kan springes over hvis de ikke er relevante.

Du kan gå frem og tilbage mellem siderne med "Back" og "Next" knapperne nederst på siderne (brug ikke browserens frem og tilbage knapper). Hvis du kommer til at gå ud af siden eller processen bliver afbrudt på anden vis, så fortvivl ikke - de data du har angivet er blevet gemt og du kan finde de ufærdige eprints i et "workspace" på din brugerside.

Efter den bibliografiske side skal du uploade et eller flere dokumenter i et eller flere formater. Du bliver først bedt om at vælge format (fx PDF) og derpå hvilken måde du vil uploade på og hvilke adgangsbegrænsninger der eventuelt skal være for dette format. Efter at du har valgt og uploaded en fil får du mulighed for at checke om det er den rigtige. Når du er færdig med at lægge dokumenter ind i det første format trykker du "Finished", hvorpå du får mulighed for at vælge et andet format. Er du færdig med at uploade dokumenter kan du blot gå videre.

Til sidst får du vist en "Summary page", som er det første læsere af dit eprint vil få at se, samt en fuld oversigt over alle de oplysninger som du har givet. Hvis oplysningerne er korrekte kan du deponere dit eprint i arkivet. Du kan også vente med at deponere eprintet og blot returnere til din brugerside (det kan være en god ide at sekretæren gør dette, hvis du får en sekretær til at lægge dine dokumenter ind, så kan du checke eprintene når du selv deponerer dem). På din brugerside vil du finde det nye eprint i dit 'workspace', hvorfra du senere kan deponere det eller evt. rette i det eller klone det (hvis du har flere eprints der ligner hinanden). Hvis du trykker på deposit får du først vist en "Summary page" som du kan checke inden du deponerer det. Efter du har deponeret eprintet, bliver det gennemset af arkivets administrator eller en editor. Hvis der er problemer vil du få en email om at eprintet er returneret til dit "workspace" hvor du kan rette problemet. Ellers deponeres det endeligt i arkivet. Eprintet vil først dukke op i "Latest additions" og på din egen side, da de faste "browse" sider kun opdateres et vist antal gange om dagen.

Feedback
Vi vil være meget glade for at modtage dine spørgsmål og kommentarer til arkivets udformning, funktion, mv. Skriv helst en email til arkiv administratoren (pt. Hugo Alrøe) via linket nederst på hver side i arkivet.