Møde i FØJO's bestyrelse
5. september 2002 på Barritskov

Til stede
Thomas Harttung (TH), Erik Steen Jensen (ESJ), Thomas Krogh Nielsen (TKN), Søren E. Frandsen (SEF), Hanne Bach (HB), Hanne Østergård (HØS), Karen Søegaard (KS), René Kusier (RK), Henrik Refsgaard (HR), Erik Steen Kristensen (ESK) og Claus Bo Andreasen (referent)


Afbud
Der var afbud fra Jan Tind Sørensen


Dagsorden
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra mødet den 3. maj 2002
3. Orientering om projektmøder i forsommeren 2002 og international midtvejsevaluering
4. Elektronisk formidling og kommunikation i FØJO
5. Internationalt forskningssamarbejde
6. Strategi for FØJO
7. Eventuelt


Bilag (pdf filer)
Bilag ad 3
Bilag ad 5
Bilag ad 6


1. Godkendelse af dagsorden
TH bød særlig velkommen til Henrik Refsgaard, som den 2. september blev valgt som formand for FØJOs brugerudvalg. HR er dermed brugerudvalgets observatør i FØJOs bestyrelse.

HØ spurgte, om brugerudvalget, som det fremgik af referatet fra den 3. maj, havde behandlet de indsendte forslag til vidensynteser.

HR gav en kort redegørelse for brugerudvalgets anbefaling, nemlig at midlerne reserveres således, at de - hvis der opstår behov for det - kan anvendes til at skabe et nyt videngrundlag til brug for iværksættelse af en ny forskningsindsats i økologisk jordbrug.

ESK forklarede, at brugerudvalgsmødet var blevet holdt så sent (2. september), at det ikke havde været muligt at udarbejde en skriftlig indstilling. Da spørgsmålet således ikke kunne behandles rettidigt, bad TH sekretariatet om at udarbejde et notat, således at emnet kan behandles på næste bestyrelsesmøde.

HR bad om en diskussion af de fremtidige samarbejdsformer mellem bestyrelse og brugerudvalg. Dette emne vil også blive diskuteret på et kommende møde.

ESK beklagede, at der var en fejl i dagsordenen. Mødet med de internationale evaluører holdes den 22. og 23. oktober – og ikke den 23. og 24. som angivet i dagsordenen.


2. Godkendelse af referat fra mødet den 3. maj 2002
Der var kommet enkelte sproglige rettelser fra Jan Tind Sørensen. Ellers ingen kommentarer.


3. Orientering om projektmøder i forsommeren 2002 og international midtvejsevaluering
ESK gennemgik det hidtidige arbejde og forslaget til procedure for evalueringerne - se FØJOnyt nr. 3, 4 og 5, de udsendte bilag 3 og 3a samt det uddelte bilag "Projects in DARCOF to be evaluated".

Projektmøder
Sekretariatet har i forsommeren holdt møde med lederne af de FØJO II-projekter, som blev etablerede i 2000 og 2001. Møderne har fokuseret på fremdriften i projekterne, men også den kommende evaluering er blevet diskuteret.

Det er fornemmelsen, at både projektledere og sekretariat har fået stort udbytte af besøgsrunden, idet besøgene har givet anledning til at reflektere over indsatsen og de opnåede resultater. I enkelte projekter har sekretariatet fulgt op på koordineringen af projektet. Referat af de enkelte projektmøder kan findes på okoforsk.

HØ udtrykte forventning om, at de øvrige projekter også vil blive besøgt.

Evaluering
Projektlederne er bedt om at udarbejde en statusrapport, som vil danne grundlag for den skriftlige evaluering af samtlige projekter. Rapporterne afleveres til FØJOs sekretariat den 1. oktober, hvorefter de videresendes til evaluørerne.

Skabelonen er på enkelte punkter ændret lidt i forhold til det oprindelige forlæg fra DFFE. RK blev derfor bedt om at tjekke skabelonen med henblik på at sikre at, også DFFE får alle nødvendige oplysninger.

Med udgangspunkt i det udsendte bilag 3a (oplæg til statusrapportering og midtvejsevaluering) gennemgik ESK det foreliggende forslag til procedure.

På nuværende tidspunkt er der en klar og velbeskrevet procedure for den skriftlige evaluering af de individuelle projekter (mål 1). Derimod er programmet for mødet den 22. - 23. oktober endnu ikke fastlagt (mål 2 og 3).

Den foreløbige plan er, at evalueringspanelet mødes med formand og sekretariat om aftenen den 22. oktober. Her vil der bl.a. være en generel præsentation af det samlede center.

Dagen efter, den 23. oktober, vil der blive præsenteret udvalgte projekter (ca. 10), som repræsenterer forskellige forskningsområder i FØJO II. Foruden bestyrelse og brugerudvalg vil samtlige projektledere i FØJO II (dvs. inkl. de komplementerende projekter) blive inviteret til denne del af mødet. Diskussionen mellem evaluørerne og de forskellige repræsentanter vil således være en vigtigt del af programmet.

Bestyrelsen diskuterede herefter programmet for den 23. oktober.

Det blev bl.a. fremført at der i det foreliggende programforslag var for lidt tid til en egentlig diskussion. Som minimum bør der afsættes 1,5 time til diskussion. Dette indebærer, at der præsenteres færre end 10 projekter eller, at præsentationen forkortes.

Der blev spurgt om, hvem præsentationen egentlig henvender sig til - når evaluørerne allerede har nærlæst de detaljerede statusrapporter? Endvidere blev der spurgt om der ikke er for stor vægtning på diskussion af den fremtidige forskning - i forhold til den håndværksmæssige kvalitet af forskningen i FØJO II, som evalueringen jo drejer sig om?

Der var enighed om, at præsentationen skal vise arbejdet på FØJOs kerneområder. For eksempel er der i Danmark et større fokus på N-omsætning og -udvaskning samt husdyrbrug i forhold til mange andre lande. Det er vigtigt at vise og diskutere den danske forsknings fokus, og det kan være svært at gøre ud fra enkeltprojekter (hverken evaluørerne eller ret mange andre vil have læst samtlige statusrapporter).

Præsentationen skal således give et overblik over FØJO II som helhed og dermed danne grundlag for en fælles diskussion mellem evaluører og projektledere samt de forskellige FØJO-repræsentanter i øvrigt.

Den skriftlige evaluering har således til formål at kvalitetssikre de enkelte projekter, mens den mundtlige fremlæggelse og især den efterfølgende diskussion, skal medvirke til at evaluere helheden og de overordnede mål i FØJO II. Denne diskussion kan samtidig give et fingerpeg om udviklingsperspektivet.

Der blev bl.a. spurgt, om det ikke er et problem, at evaluørerne er udpeget efter deres faglige kvalifikationer på specifikke forskningsområder - og ikke på grundlag af deres evne til at overskue helheder. Da økologisk jordbrug i høj grad handler om helheder, forventes det, at forskere med stor international erfaring inden for økologisk jordbrug vil have den nødvendige helhedsorientering.

TH spurgte, om bestyrelsen havde kendskab til andre større programevalueringer, hvor det var søgt at udarbejde en vurdering af helheden i den samlede forskning. Den eneste vurdering, som umiddelbart kunne sammenlignes med den nærværende, er evalueringen af FØJO I, som fandt sted i 1998. Blandt erfaringerne fra denne evaluering er, at det er vigtigt med en individuel vurdering af de enkelte projekter, samt at det er formålstjenligt med en samlet beskrivelse af centret.

Der blev spurgt om, hvorvidt projektlederne vil få den skriftlige evaluering til kommentering - bl.a. med henblik på at rette eventuelle misforståelser. Det blev foreslået, at et kopi af den skriftlige evaluering sendes til projektlederne den 18. oktober. Projektlederne har så mulighed for at give deres eventuelle skriftlige bemærkninger til sekretariatet forud for mødet den 23. oktober (i praksis vil det sige senest den 22. oktober kl. 9.00).

SF fandt, at der mangler en evaluør med kompetence inden for økonomisk videnskab. Dette var også et problem ved vurderingen af de komplementerende projektansøgninger (december 2001). En mulighed for en faglig vurdering er at sende de pågældende statusrapporter i skriftlig vurdering hos en kompetent evaluør (som så ikke deltager i den mundtlige vurdering).

Sekretariatet blev på baggrund af de afgivne bemærkninger bedt om at udarbejde et nyt oplæg til mødet den 22.-23. oktober. Oplægget sendes til bestyrelsen, som så har mulighed for at kommentere oplægget. Såfremt kommentarerne giver anledning til større ændringer i sekretariatets oplæg, vil ændringerne blive forelagt og diskuteret med bestyrelsesformanden, som så tager stilling til den videre fremfærd.

Afslutningsvis bad ESK om bestyrelsens accept til at sammenlægge henholdsvis projekt III.4 og III.6 vedr. økologisk kost samt projekt IV.1 og IV.2 vedr. værkstedsarealer. Da projekterne har fælles ledelse vil sammenlægningen således indebære administrative lettelser for de to projektledere. Da der ifølge RK ikke burde være administrative problemer i en sammenlægning, gav bestyrelsen sit tilsagn.


4. Elektronisk formidling og kommunikation i FØJO
Indhold og funktion af de tre hjemmesider, www.foejo.dk, www.darcof.dk og www.okoforsk.dk blev gennemgået.

I tilknytning til hjemmesiderne vil der fremover blive udarbejdet og udsendt elektroniske nyhedsbreve. For darcof.dk undersøges mulighederne for at etablere en international portal for - foreløbigt - den nordiske forskning.

Sekretariatets forslag om at udsende dagsorden, bilag og referater på elektronisk form blev diskuteret. På linie med brugerudvalget udtrykte bestyrelsen forståelse for, at elektronisk udsendelse indebærer en betydelig besparelse for sekretariatet.

Der var enighed om, at arbejdspapirer - dvs. bilag m.m. til kommende møder - ikke skal være offentligt tilgængelige. Inden næste møde vil der blive udsendt en adgangskode, som skal anvendes for at se disse bilag. Adgangskoderne for bestyrelse og brugerudvalg vil være forskellige.


5. Internationalt forskningssamarbejde
ESK gav med udgangspunkt i det udsendte bilag ad 5 en kort status for det internationale forskningssamarbejde.

Aktuelt deltager FØJOs sekretariat i tre "concerted actions". FØJOs centerleder har deltaget som evaluør på det 6. rammeprogram, og der er i øvrigt blevet givet input i forbindelse med forskelligt internationalt samarbejde, bl.a. den kommende OECD-workshop, den europæiske aktionsplan og det nordiske netværk.

Endvidere er det meget positivt, at forskere med tilknytning til FØJO har stigende succes med deltagelse i EUs forskningsprogrammer.

TH udtrykte ønske om, at det under pkt. 6 blev diskuteret, hvorledes FØJO i større grad kan træde i karakter som international aktør.


6. Strategi for FØJO
TH introducerede dagsordenspunktet. Intentionen på nærværende bestyrelsesmøde er ikke at udarbejde et strategioplæg, men snarere at diskutere forudsætningerne for det videre arbejde.

ESK gennemgik det udsendte bilag, som er resultatet af det arbejde, som i sommeren 2001 blev gennemført med henblik på at skabe et første grundlag for en ny strategi. I bilaget forklares hvad en strategi er, ligesom forskellige begreber og redskaber, som knytter sig til strategiudarbejdelsen, beskrives og uddybes. På baggrund af vedtægter og FØJO I strategien er der givet forskellige forslag til vision, mission og værdigrundlag. Herudover er der en umiddelbar analyse af FØJOs stærke og svage sider samt af de muligheder og trusler, som er i omgivelserne. Oplægget blev diskuteret.

TH spurgte, om der var interesse for at fortsætte diskussionen på et længerevarende seminar - hvilket der var. Der vil derfor blive søgt at holde et seminar i januar, hvor intentionen er at bestyrelsen mødes om aftenen og fortsætter diskussionen hele næste dag.

HR bad om, at det på næste bestyrelsesmøde bliver diskuteret, hvorledes bestyrelsen vil inddrage brugerudvalget i diskussionen.


7. Eventuelt
Næste ordinære møde afholdes fredag den 1. november. Bestyrelsen vil dog også mødes i forbindelse med den internationale midtvejsevaluering den 22. - 23. oktober.